文件仓库

文件仓库用于把工程项目的图纸、变更、函件、质量文件、报告、施工记录与质证文件统一管起来，覆盖从上传登记、专业会签、审核批准到发布归档的全过程。每份文件都有唯一编号、明确版本与责任部门，升版、审批、发文分发、旧版回收都留有可追溯的记录。资料员和工程师无需再靠邮件和 U 盘传图纸，现场拿到的永远是当前生效版本；管理者随时能看到某份文件卡在哪个审批环节、停留了多久。

功能概述

• 工程文件全生命周期管理：目录归类、版本升版、审批发布、受控回收、交工归集，一条链路走完。
• 左侧多级目录树按专业和用途分类，目录可标注密级与「受控」；右侧文件列表按编号、名称、类型、版本、状态、责任部门、更新日期一览。
• 版本按 A 版、B 版、C 版顺序升版，受控文件升版必须填写变更说明；新版审批通过后旧版自动作废，并触发旧版纸质件的回收待办。
• 审批流分「拟稿 → 专业会签 → 审核 → 批准 → 发布」五个环节，会签可多方并行；每个节点留痕，可查看停留时长与是否滞留。
• 智能问答：就本项目已发布文件用自然语言提问，系统检索相关文件片段并给出带出处的答案，查不到依据时直接拒答，不编造。
• 密级管控：文件按用户密级过滤，密级越权的目录与文件在列表、详情、下载和问答中一律不出现。

谁能进入本模块

左侧导航「文档协同」下的「文件仓库」，对拥有 doc.view（文件查看）权限的成员可见。上传、审批、升版、发文、回收等操作按角色权限区分，详见文末「权限说明」。文件仓库是电脑端（Web）功能，现场移动端 App 只做进度填报与拍照，不提供文件仓库。

界面构成

进入「文件仓库」后，页面自上而下分为三部分。

1. 智能问答条：页面顶部的一条输入框，输入问题回车或点「提问」，即可就本项目已发布文件检索并作答，答案下方列出出处。
2. 工程文件仓库：左侧是多级目录树，右侧是当前目录下的文件列表。标题栏显示当前共多少份文件、当前目录名，右上角有「上传文件」入口。点击任意文件行，右侧滑出文件详情抽屉。
3. 底部三张卡：文件审批流（当前进行中审批的文件与节点）、版本与升版（某份文件的版本时间线）、交工资料归集（过程文件自动归档进度）。

待办直达

顶部头像处的消息中心分「审批」「回收」「通知」三个标签：待我审批的文件、待我回收的旧版纸质件、系统通知都汇总在这里，点击审批待办可直接打开对应文件的详情抽屉。

目录树

• 顶部「全部文件」显示全项目可见文件总数；其下是多级目录（可两级、三级嵌套），每个目录名后显示该目录及子目录下的文件数。
• 目录名后可能出现标记：密级为「秘密」「机密」的目录显示对应密级标签，标为受控的目录显示「受控」标签。
• 点击目录即筛选出该目录下的文件；点「全部文件」回到不筛选状态。
• 有 doc.manage（文件管理）权限的成员，可在目录树底部点「+ 新建目录」，在当前选中目录下新建子目录。

底部三张卡

卡片	展示内容
文件审批流	取一份正在审批中的文件，画出「拟稿 → 专业会签 → 审核 → 批准 → 发布」节点，并提示当前处理人、已停留小时数、是否滞留待催办
版本与升版	取一份文件的版本时间线，逐条列出版本号、版本状态、发布/创建日期与变更说明
交工资料归集	用环形图展示已发布文件占比（或设备移交就绪度），说明质证文件、检验记录、竣工图随过程自动入库

操作步骤

一、浏览与查找文件

1. 在左侧目录树点选目录，右侧列表即显示该目录下的文件；点「全部文件」查看全项目文件。
2. 列表每行从左到右为：文件编号、文件名称、类型、版本、状态、责任部门、更新日期。
3. 点击任意一行，右侧滑出「文件详情」抽屉，内含基本信息、版本历史、审批流程、收发文与分发记录。

二、上传新文件

需要 doc.upload（文件上传）权限。

1. 点击文件列表标题栏右上角的「上传文件」。
2. 在弹窗中选择本地文件（可执行文件会被拒绝，见「注意事项」）。
3. 填写「编号」（项目内唯一，必填）与「名称」（不填则用文件名）。
4. 选择所属「目录」（可留空放在根目录）、「类型」（图纸/变更/函件等七类之一）与「密级」（默认「内部」）。
5. 点「上传并登记」。系统按「A 版、拟稿」登记这份文件，此时它还未进入审批，也不参与智能问答检索。

文件密级不得低于所在目录

如果目录本身是受控或高密级目录，放进去的文件密级不能低于该目录。系统会拦截并提示，避免在高密目录下用低密文件绕过管控。

三、提交审批

需要 doc.submit（提交审批）权限，文件须处于「拟稿」状态。

1. 点开文件详情抽屉，底部点「提交审批」。
2. 系统按项目配置的审批流模板生成审批流程，文件状态变为「审批中」，并把待办推送给第一个环节的处理人。
3. 若项目未配置默认审批流模板，或文件已有进行中的流程，系统会给出提示，无法重复提交。

四、审批文件（会签 / 审核 / 批准）

需要 doc.approve（文件审批）权限，且你是当前环节的指派人（按人或按角色指派）。

1. 从消息中心「审批」标签或文件列表打开该文件详情。
2. 在「审批流程」区，若当前处理节点指派给你，下方会出现审批框。
3. 在意见框填写审批意见（通过可不填，驳回必填），点「通过」或「驳回」。
4. 通过：若本环节是多方并行会签，需同环节全部会签人都通过后才推进到下一节点；或签环节任一人通过即推进。推进到最后一个节点通过后，文件自动发布。
5. 驳回：整个流程退回「拟稿」，文件回到起草人手上修改后可重新提交。驳回必须填写原因。

会签与或签

同一环节可以配置多个处理人。配置为「会签」时须所有人都通过才算过；配置为「或签」时任一人处理即推进。这一判断由系统按模板设定自动完成，审批人只管处理自己的那一份。

五、查看审批流详情与催办

1. 在文件详情的「审批流程」区，可看到每个节点的处理人、处理时间、处理意见，以及当前节点的停留时长。
2. 某个处理中的节点停留超过 2 个工作日（48 小时）会被标为「滞留」，详情抽屉底部出现「催办」按钮。
3. 点「催办」，系统把一段催办话术复制到剪贴板，可直接粘贴到项目群提醒处理人。

六、升版受控文件

需要 doc.upload 权限，文件须处于「已发布」状态（审批中或已作废的文件不能升版）。

1. 打开已发布文件的详情抽屉，底部点「升版」。
2. 选择新版本文件，填写「变更原因」（受控文件升版必填）。
3. 点确认。系统按 A 版 → B 版 → C 版的顺序生成新版本号（也可手动指定），新版本以「草稿」登记，文件退回「拟稿」等待重新审批。
4. 此时旧版仍然生效，直到新版审批通过。这样现场手上的图纸在新版批准前始终有效可用，不会出现无图可用的空档。
5. 新版审批通过发布后，旧的生效版本自动作废；若旧版曾以纸质件受控分发出去，系统同时生成回收待办（见下一步）。

七、登记发文与受控分发

需要 doc.dispatch（收发文管理）权限，文件须处于「已发布」状态。

1. 打开文件详情，底部点「登记发文」。
2. 填写「对方单位」、发文编号（可选）、「纸质份数」和「签收人」。
3. 纸质份数大于 0 即构成受控分发，日后升版需要回收；受控分发必须登记签收人。
4. 点「登记」。分发记录出现在详情抽屉的「收发文与分发」区，回收状态显示为「在外」，回收后变为「已回收」。

只有生效版本能发文分发

草稿版尚未批准、作废版不该再进现场，系统只允许把当前生效版本登记为对外发文。

八、回收旧版纸质件

受控文件升版发布后，系统自动为在外的旧版纸质件生成回收待办，并通知签收人。

1. 签收人在消息中心「回收」标签能看到待回收清单，显示「旧版号 → 新版号 · N 份纸质待回收」。
2. 收回纸质件后，有 doc.dispatch 权限的成员点「确认已回收」，待办闭环，分发记录回写回收时间。
3. 若旧版确实无需实物回收（对方已自行销毁、或分发的本就是电子副本），有 doc.publish（文件发布）权限的成员可办理「免于回收」，但必须填写理由，操作同样留痕。

九、用智能问答查资料

智能问答只检索已建立问答索引的已发布文件，并按你的密级过滤。

1. 先建索引：打开一份已发布文件的详情抽屉，点「建问答索引」（需 doc.manage 权限），粘贴该文件正文，系统将正文分块向量化入库。
2. 在页面顶部「智能问答」输入框用自然语言提问，例如「储罐水压试验的合格标准是什么」，回车或点「提问」。
3. 系统检索相关文件片段生成答案，答案下方列出「出处」，标明所引用文件的编号、名称与命中的片段摘录。
4. 若在你有权限访问的文件中找不到相关依据，系统直接回复「未找到相关依据」，不会硬凑答案。

关于问答索引

一期需要手动把文件正文粘贴进「建问答索引」窗口来建立检索库，PDF 自动抽取正文为后续能力。文件正文改动或升版后，重新建一次索引即可覆盖旧内容。智能问答依赖已配置的向量化与大模型服务，未配置时该功能会提示暂不可用。

字段与状态说明

文件类型

上传时选择，共七类，对应工程资料常见分类。

类型	说明
图纸	设计图纸、竣工图等
变更	设计变更、工程变更单
函件	往来函件、联系单
质量文件	质量相关文件、记录表单
报告	各类检测、试验、专题报告
施工记录	施工过程记录
质证文件	材料设备质量证明文件

文件状态

状态	含义
拟稿	已登记但未进入审批，或被驳回退回、升版后待重新提交
审批中	已提交，正在审批流程中流转
已发布	审批通过并发布，当前版本生效可用
已作废	整份文件作废

版本状态

状态	含义
草稿	新上传或升版产生、尚未审批通过的版本
生效（现行有效）	审批通过发布、当前可用的版本
作废	被新版本取代后自动作废的旧版本

版本历史里看得到作废版

文件详情的「版本历史」会保留全部版本，包括已作废的旧版，便于追溯每一版的变更原因与作废关系；日常列表只显示当前版本号。

密级

密级	可见范围
公开	拥有 doc.view 的成员均可见
内部	需 doc.security.internal 及以上密级权限
秘密	需 doc.security.confidential 及以上密级权限
机密	需 doc.security.secret 密级权限

审批节点状态

节点状态	含义
待处理	尚未轮到该节点
处理中	当前正等待该节点处理人审批
通过	该节点已通过
驳回	该节点驳回，流程已退回拟稿

密级与可见范围

• 用户能看到的最高密级由其密级权限决定，逐级放开：无任何密级权限时只能看到「公开」文件。
• 密级过滤在服务端完成。高于你密级的目录、文件在列表和目录树里根本不出现，直接访问也按「文件不存在」处理，不会泄露文件是否存在。
• 父目录因密级对你不可见时，其下所有子目录同样不显示，避免通过目录结构反推高密内容。
• 新建子目录的密级不得低于父目录。
• 一个例外：如果某份高密文件的审批环节指派给你处理，即便该文件密级高于你的常规可见范围，你也能打开它——被指派审批却看不到文件是说不通的。
• 智能问答同样按密级过滤：越权文件的内容不会进入检索，更不会出现在答案或出处里。

权限说明

权限点	对应能力
doc.view	进入文件仓库，浏览目录、文件详情、版本历史，使用智能问答
doc.upload	上传文件、升版
doc.manage	新建目录、为文件建立问答索引
doc.submit	提交文件进入审批
doc.approve	审批（通过 / 驳回）、催办
doc.publish	办理旧版纸质件「免于回收」
doc.dispatch	登记发文分发、确认旧版已回收
doc.download	下载文件
doc.security.internal / confidential / secret	查看对应密级及以下的文件

注意事项与常见问题

可执行文件禁止上传

出于安全，.exe、.dll、.so、.bat、.cmd、.sh、.ps1、.js、.jar 等可执行或脚本文件一律拒绝上传。工程资料请上传 PDF、图纸、Office 文档等常规格式。

为什么升版后旧版还是「生效」？ 升版只是新建一个草稿版本并让文件重新走审批，旧版在新版批准前保持生效。这样现场在新版发布前始终有可用图纸，等新版审批通过发布时，旧版才自动作废并触发回收。

驳回后文件去哪了？ 任一审批节点驳回，整个流程立即退回「拟稿」，文件回到起草人处。修改后可重新「提交审批」，重新走一遍流程。

文件明明存在，同事却说列表里看不到？ 多半是密级问题。该文件或其所在目录的密级高于对方的密级权限，系统按越权不可见处理。需要对方能看到时，请管理员为其调整密级权限或调整文件密级。

智能问答说「未找到相关依据」，但文件确实在库里？ 问答只检索已建立问答索引的文件。请先在该文件详情里点「建问答索引」并粘贴正文；同时确认该文件密级在你的可见范围内、且相关内容确实出现在被检索的文件中。查不到足够相关内容时，系统按规则拒答而不编造。

升版时提示「文件正在审批中」？ 审批中的文件不能升版，请先等待审批结束或撤回后再升版；已作废的文件也不能升版。